Il Risk Management è un aspetto cruciale nella gestione di un progetto.

Esistono infinite fonti di rischio da considerare per tutelare il successo del proprio lavoro: poca chiarezza nei requisiti e negli obiettivi, comunicazione non efficace, scarso engagement del team di lavoro e gli imprevisti sempre in agguato.

E’ possibile studiare delle strategie per ridurre i rischi? Come si può agire concretamente?

Vi consigliamo la lettura di questo articolo di Elizabeth Harrin
Nella traduzione, troverete spunti efficaci e pratici per assicurare il successo del vostro progetto.

“Il concetto di Risk Mitigation è ben noto a tutti i Project Manager: si studiano strategie, se ne parla sul luogo di lavoro, in articoli e blog dedicati.
Ma cosa significa realmente? Cosa bisogna fare per attuarla?

Ecco 7 dei modi più diffusi ed efficaci per ridurre i rischi:

1) Chiarire i Requisiti

Quale risultato si vuole ottenere con il proprio progetto?
Conoscere gli obiettivi ed avere una visione realistica e trasparente è un importantissimo fattore per la riduzione dei rischi. Permette infatti di eliminare quella serie di rischi derivanti da fraintendimenti e scarichi di responsabilità che compromettono non solo il successo del progetto ma l’armonia e l’efficacia del team.
In questa fase è importante utilizzare feasibility studies, workshops e user groups per testare le idee prima di dell’inizio dei lavori. Le tecniche di Agile Project Management rappresentano un buon aiuto per coinvolgere end users e clienti in ogni step del percorso e per essere quindi certi che il progetto esaudisca le richieste iniziali.
Come fare? Tramite workshops, interviste agli stakeholders, reports dettagliati sullo scope e sullo svolgimento del progetto. Si tratta di attività che possono richiedere tempi maggiori rispetto a quelli previsti ma che aiuteranno in modo significativo l’intero lavoro.

2) Avere il giusto Team

Ogni individuo è una potenziale fonte di rischio, a causa di disponibilità e capacità: un progetto, ad esempio, potrebbe essere rallentato sia da persone con skills inadeguate, sia da persone non reperibili e disponibili nel momento del bisogno.
E’ utile, quindi, poter intervenire sulla scelta delle risorse necessarie all’interno del team, al fine di ridurre quella serie di rischi legati appunto agli individui. I progetti più importanti e prioritari dovrebbero avvalersi della collaborazione e dell’impegno delle migliori risorse all’interno dell’azienda (dove per ‘migliori’ si intende quelle che risultano più appropriate e necessarie al progetto stesso).
Come fare? Utilizzare un piano di stanziamento delle risorse per identificare chi è più indicato a seguire il progetto e poterlo poi includere nel team. Gestire in modo efficace e chiaro il tempo a disposizione. Organizzare ed adattare la propria pianificazione in base alla disponibilità delle risorse per essere sicuri di poter concludere il progetto nei tempi necessari.

3) Gestire il Rischio in modo Equo

Attribuire tutta la responsabilità del rischio su un singolo individuo o sul gruppo è controproducente. Benché trasferire la gestione del problema sia un’ottima strategia di Risk Management, è importante non scaricare la responibilità totalmente su qualcun altro.
Inoltre, affidare ad un altro team l’intero processo di rischio potrebbe influire in modo significativo sui costi, utilizzando in modo poco saggio i fondi a disposizione.
Come fare? Quantificare il rischio per escogitare il migliore approccio. Cercare modi per gestire i rischi in collaborazione con gli stakeholder per contenere l’impatto sui costi e sul lavoro.

4) Comunicare ed Ascoltare

Esiste un’altra condizione che rende potenziale fonte di rischio le persone coinvolte nel progetto: quando il loro contributo viene trascurato e non preso in considerazione.
E’ importante comunicare in modo costante, chiedere pareri ed ascoltarli. Questa attenzione permette di identificare i residual risks e le strategie per un’efficace coinvolgimento del team e degli stakeholders.
Come fare? Pianificare le comunicazioni e coinvolgere tutti gli interlocutori: consumatori, colleghi o gruppi esterni possono avere un forte impatto sul progetto (positivo o negativo, a seconda dei casi) e risulta quindi utile coinvolgerli costantemente, fin dai primi step.

5) Stimare la Fattibilità

E’ importante affidarsi a studi di fattibilità e prototypes per testare idee e soluzioni prima di iniziare a costruire il progetto. Si tratta di un modo semplice ma efficace di prevedere e ridurre i rischi, poiché offre la possibilità di verificare concepts, metodologia e soluzioni in sicurezza e per tempo.
Cosa fare? Dividere il progetto in piccole fasi, includendo un iniziale periodo di stima della fattibilità dell’intero disegno. Prevedere un breve lasso di tempo proprio per valutare la struttura pensata, il lavoro da eseguire e la soluzione in modo sicuro. Questa fase può rivelarsi di estremo aiuto per definire il progetto e può verificare il business case senza compromettere l’intero investimento.

6) Testare

I Project Manager con più esperienza sanno che quando si è sotto pressione per le scadenze, si cerca di guadagnare tempo eliminando la parte di testing.
E’ importante che ciò non accada. Il testing è una parte fondamentale per assicurarsi che la stima di rischio di un progetto sia bassa e gestibile. Grazie a questa attività, infatti, è possibile eliminare rischi che potrebbero ostacolare il progetto in futuro. E’ utile testare tutto (training materials, implementation plans, software e deliverables) in modo frequente ed attento.
Come fare? Stimare il tempo necessario al testing del progetto e, nei casi più complessi, raddoppiarlo. Dare importanza a questa fase e stabilire una vera e propria pianificazione dedicata da affiancare alle normali tempistiche di progetto.

7) Avere un Piano B

Nonostante la messa a punto di tutte le strategie utili alla riduzione dei rischi, è comunque possibile incontrare degli ostacoli nella realizzazione del progetto.
Il modo migliore per “prevedere gli imprevisti” è di avere già degli strumenti utili per studiare delle alternative, ad esempio:
– Fondi contigenti
– Flessibilità
– Risorse di riserva
– Opzioni per poter frammentare il progetto in segmenti e/o ridurne la portata
Nonostante pensare fin da subito ad un piano B possa risultare spiacevole, si tratta di un cuscinetto di fondamentale importanza nel caso in cui dovessero presentarsi ostacoli o problemi improvvisi e non prevedibili.
Come fare? Stabilire un margine di azione contingente con lo sponsor prima che parta il progetto. Stimare quantità e modo di utilizzo dei fondi aggiuntivi che potrebbero essere necessari. Prevedere il più possibile azioni correttive per risparmiare tempo e per sensibilizzare maggiormente chi è coinvolto nel progetto.”

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Traduzione a cura di Gloria Venezia
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